Mark Tegelaar
Manager Financiën & Organisatie

Vacature Office Manager

Ben jij die goedgehumeurde spin-in-het-web die onze werkdag op rolletjes laat lopen? En wil jij dat in een inspirerende omgeving in Rotterdam doen, waar de lijntjes kort en je inbreng en invloed juist groot zijn? Reageer dan op onze functie voor Office Manager!

Over Nedvang

Nedvang staat letterlijk voor ‘Nederland van Afval naar Grondstof’. Door verpakkingsmateriaal te recyclen, krijgt het een nieuw leven en worden kostbare grondstoffen bespaard. Nedvang registreert en stimuleert de inzameling en recycling van al het verpakkingsafval in Nederland. Met betrouwbare cijfers, gericht expertise en een breed netwerk, ondersteunen wij gemeenten en afvalbedrijven bij het optimaliseren van hun prestaties. Zo werken wij aan een toekomstbestendige recyclingketen voor verpakkingen.

Dat doen we namens het verpakkende bedrijfsleven. Samenwerking, kennis en innovatie zijn daarbij essentieel. Samen brengen we Nederland van afval naar grondstof: op naar een circulaire economie voor verpakkingen!

Zomaar een werkdag…

De directeur gaat op zakenreis waarvoor je zijn ticket en hotel hebt geboekt, je checkt nog even of de parking op de luchthaven geregeld is. Je neemt met de directeur zijn agenda voor de komende dagen door en stemt met hem de prioriteiten af. De komende dagen hou je zijn mailbox goed in de gaten of er zaken voorbij komen die directe actie behoeven. Enkele mails handel je zelfstandig af. Vervolgens open je je eigen mailbox en werk je die verder af.

Spin-in-het-web

Op kantoor ben je de spin-in-het-web en neem je met een grote lach op je gezicht voor de zoveelste keer die ochtend de telefoon op. In de middag heb je tijd om de nog liggende correspondentie te verzorgen en het verslag uit te werken van het overleg van afgelopen maandag. Als je even omhoog kijkt, zie je een plafondplaat loslaten en neem je snel contact op met de beheerder van het gebouw. Zo, dat kun je allemaal toevoegen aan je lijstje ‘afgehandeld’!

Werkzaamheden

  • Professioneel agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken)
  • Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen, besprekingen en kleine evenementen, die een enkele keer ook buiten kantoortijd kunnen plaatsvinden
  • Plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen;
  • Mailboxbeheer van directie (meelezen en prioriteren)
  • Screenen en beoordelen van inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Alle voorkomende secretariële werkzaamheden, zoals telefoonafhandeling, verzamelen van informatie en archivering van belangrijke documenten
  • Uitwerken van e-mails, brieven, verslagen, memo’s en mededelingen
  • Correct omgaan met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens
  • Onderhouden van contacten met interne en externe relaties, ook voor facilitaire zaken
  • Vervullen van een spilfunctie binnen een intern team
  • Aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties, zowel in persoon als via telefoon en e-mail

Kennis en vaardigheden

  • Minimaal MBO+ opleiding (Schoevers, Scheidegger, management assistent / PA)
  • Relevante werkervaring met genoemde werkzaamheden
  • Je bent klantgericht en dienstverlenend
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden, waarbij je je mannetje kunt staan
  • Je bent snel van begrip en handelt proactief door hoofd- van bijzaken te onderscheiden
  • Je hebt een gevoel voor organisatie- en stakeholdersensitiviteit
  • Je bent integer en hebt uitstekende organisatorische kwaliteiten
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

Wat bieden wij jou

  • Een afwisselende baan in een inspirerende omgeving waar geen dag hetzelfde is
  • Werken in een klein en hecht team van ongeveer 20 personen
  • Goede bereikbaarheid (Rotterdam Alexandrium)
  • Een baan voor 32 – 40 uur per week
  • Verzorgde lunch op het werk tegen beperkte vergoeding
  • Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder 28 vakantiedagen en pensioenregeling
  • Salarisindicatie € 2.500 – € 3.500 op fulltime basis
  • Allereerst een jaarcontract met bij goed functioneren uitzicht op een vast contract

Meer informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Mark Tegelaar, manager Financiën & Organisatie,
via telefoonnummer 010 – 420 61 61.

Solliciteren op deze vacature

Voel je je aangesproken? Stuur dan je motivatie en curriculum vitae naar info@nedvang.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.